📧 MailBatcher

Desktop-Mail-Batching für SMTP/IMAP-Profile, Templates, Adressbücher und workflowbasierte Automatisierung

MailBatcher Free herunterladen (Windows, macOS & Linux): https://demo.vibecodesoft.com

🧭 Übersicht

MailBatcher ist eine Desktop-Anwendung für Mail-Automatisierung mit wiederverwendbaren SMTP/IMAP-Profilen, Mail-Templates, Adressbüchern und workflowgesteuertem Batch-Versand.

Erstelle strukturierte und wiederholbare Mail-Workflows – ohne eigenen Mailserver:

• E-Mails aus Ordnern anhand von Dateinamen-Mustern, Variablen, Anhängen und Wiederholungen versenden
• Automatisch auf eingehende Nachrichten anhand von Absender, Betreff oder Inhalt reagieren
• Wiederkehrende E-Mail-Versendungen zeitgesteuert ausführen
• Adressbücher für Empfänger-Lookups, Variablen und sprachabhängige Templates nutzen
• SMTP-Versand, IMAP-Überwachung, Template-Rendering, Anhänge und Verlauf zentral verwalten
• Logs, Incidents, Workflow-Historie, Dashboard-Metriken und Fehlerberichte verfolgen

Ideal für Rechnungsversand, Reports, Mailbox-Automatisierungen, Newsletter-ähnliche Abläufe, dateibasierte Prozesse sowie Backup- und Archivierungsstrategien.

🚀 Highlights

• Wiederverwendbare SMTP- & IMAP-Profile
  Erstelle Mailprofile für ausgehende SMTP- und eingehende IMAP-Konten und verwende sie in mehreren Workflows.

• Workflowbasierte Mail-Automatisierung
  Erstelle wiederholbare Versand-, Antwort-, Zeitplan- und Archivierungs-Workflows über eine zentrale Desktop-Oberfläche.

• „Send from Folder“-Workflows
  Überwache lokale Ordner, erkenne Dateien anhand von Mustern, extrahiere Variablen, füge Anhänge hinzu, wiederhole fehlgeschlagene Sendungen und verschiebe Dateien in Gesendet- oder Fehler-Ordner.

• „Respond to Emails“-Workflows
  Überwache IMAP-Postfächer, gleiche eingehende Nachrichten anhand von Absender, Betreff oder Inhalt ab und löse Antwort-, Versand- oder Weiterleitungsaktionen aus.

• Zeitgesteuerter Versand
  Plane tägliche, wöchentliche oder monatliche E-Mail-Workflows mit Templates und Anhängen.

• Adressbuchgestützte Automatisierung
  Nutze Adressbücher für Empfänger-Lookups, Workflow-Matching, Template-Variablen und sprachabhängige Template-Auswahl.

• HTML- und Plain-Text-Mail-Templates
  Erstelle professionelle Templates mit HTML-Inhalt, Plain-Text-Fallback, Inline-Bildern, Absender-Variablen und sprachabhängigen Varianten.

• Integrierte Sicherheitsmechanismen
  Duplicate-Prevention, Validierungen, Fehlerbehandlung, Runtime-Incidents und optionale Fehlerberichte helfen dabei, Workflow-Fehler zu reduzieren.

• Lokaler Desktop-Workflow-Hub
  Profile, Workflows, Templates, Adressbücher, Historie und Einstellungen werden lokal auf deinem System gespeichert.

• Plattformübergreifendes Desktop-Tool
  Verfügbar für Windows, macOS und Linux.

⚙️ Workflow-Beispiele

• Automatischer Rechnungsversand aus Ordnern
  Überwache Rechnungsordner und versende PDF-Rechnungen automatisch anhand von Dateinamen-Mustern. Extrahiere Kundennummern aus Dateinamen wie INV_10045.pdf, ermittle Empfänger über das Adressbuch, rendere Mail-Templates, füge Anhänge hinzu und verschiebe verarbeitete Dateien automatisch in Gesendet- oder Fehler-Ordner.

• Empfängerermittlung über Kundennummern
  Nutze extrahierte Variablen aus Dateinamen, CSV-Zuordnungen oder Adressbüchern, um Empfänger, Ansprechpartner, Sprachen, Firmennamen oder workflow-spezifische Template-Varianten automatisch zu bestimmen.

• Automatische Mailbox-Antworten
  Überwache IMAP-Postfächer und antworte, leite weiter oder starte Folgeaktionen automatisch, wenn Absender, Betreff, Anhänge oder Inhalte definierten Regeln entsprechen.

• Monatlicher Report-Versand
  Versende Reports, Exporte, Analysen, Backups oder generierte Dokumente automatisch täglich, wöchentlich oder monatlich mit vordefinierten Templates und Anhängen.

• Anhangsbasierte Versand-Workflows
  Füge automatisch PDFs, ZIP-Dateien, Office-Dokumente, Reports, Screenshots oder exportierte Datendateien vor dem Versand hinzu.

• Sprachabhängiger E-Mail-Versand
  Wähle Mail-Templates automatisch anhand der Sprache des Empfängers aus dem Adressbuch und versende lokalisierte HTML- und Plain-Text-E-Mails.

• Weiterleitungs- und Eskalations-Workflows
  Leite eingehende E-Mails automatisch an Abteilungen, Support-Teams, Buchhaltung oder externe Empfänger weiter – basierend auf frei definierbaren Regeln.

• SMTP-Backup- und Archivierungs-Workflows
  Archiviere gesendete oder empfangene Nachrichten lokal, verschiebe E-Mails in IMAP-Archivordner oder erstelle strukturierte Backup-Workflows für wiederkehrende Mail-Prozesse.

• Fehler- und Wiederholungsbehandlung
  Fehlgeschlagene Sendungen, ungültige Empfänger, fehlende Anhänge oder SMTP-Probleme können automatische Wiederholungen, Incident-Logs, Fehlerberichte oder Benachrichtigungs-E-Mails auslösen.

• Dateibasierte Workflow-Automatisierung
  Kombiniere überwachte Ordner, Dateinamen-Auswertung, Adressbuch-Lookups, Variablen, Zeitpläne, Templates und Anhänge zu vollständig automatisierten Desktop-Mail-Pipelines.

🧩 Workflow-Typen

MailBatcher kombiniert mehrere Mail-Automatisierungsstrategien in einer zentralen Desktop-Anwendung:

• Send from Folder – überwacht Ordner, erkennt Dateien, rendert Variablen, fügt Anhänge hinzu und versendet automatisch
• Respond to Emails – überwacht IMAP-Postfächer und löst Antwort-, Versand- oder Weiterleitungsaktionen aus
• Send on Schedule – versendet vorbereitete E-Mails täglich, wöchentlich oder monatlich
• Backup & Archive – sichert Mailbox-Inhalte lokal oder verschiebt Nachrichten in Archivordner

Alles wird über eine zentrale Oberfläche verwaltet – ohne komplexe Skripte oder eigenen Mailserver.

🪄 Schnellstart

• MailBatcher öffnen
• SMTP/IMAP-Mailprofil erstellen
• Mail-Template und optionales Adressbuch anlegen
• Workflow erstellen
• Zunächst mit kleinen Testläufen starten

Nach der Aktivierung führt MailBatcher die konfigurierten Workflows automatisch aus.

📧 MailBatcher
Automatisiere wiederkehrende Mail-Workflows, verwalte SMTP, IMAP, Templates, Anhänge, Adressbücher und Historie – in einer zentralen Desktop-Anwendung.